Ogni ente pubblica documenti che contengono dati personali: delibere, determine, verbali, graduatorie. Prima della pubblicazione quei dati vanno oscurati, e oggi in molti uffici l'operazione avviene a mano, documento per documento.
Il problema pratico
L'oscuramento manuale ha due costi: il tempo impiegato dagli operatori e il rischio di dimenticanze su documenti lunghi o prodotti in serie. Entrambi crescono con il volume delle pubblicazioni.
Perché il motore lavora in locale
Le soluzioni di riconoscimento basate su servizi cloud esterni comportano l'invio dei documenti a un fornitore terzo, spesso extra-europeo. Per un ente pubblico questo apre una valutazione di impatto che in molti casi si conclude con un no. Abbiamo quindi scelto di far girare il modello su un'installazione dedicata presso l'ente: i documenti non escono dalla rete comunale.
Come si usa
L'operatore carica il documento, il sistema propone le porzioni da oscurare classificandole per tipo di dato, l'operatore conferma o corregge e ottiene la versione pubblicabile insieme all'originale conservato. Il controllo umano resta sempre l'ultimo passaggio.
Oltre l’oscuramento: catalogare e ritrovare
Il secondo uso del sistema riguarda l'archivio. I documenti vengono letti, classificati secondo le regole definite dall'Ente — tipologia di atto, ufficio, anno, oggetto, soggetti coinvolti — e archiviati con i metadati corrispondenti. Su quel materiale la ricerca non si limita alla corrispondenza esatta delle parole: si può chiedere un contenuto per contesto e il sistema restituisce i documenti pertinenti anche quando il termine cercato non compare letteralmente nel testo.
Il trattamento di immagini e allegati
Molti archivi contengono scansioni, fotografie e allegati non testuali, che i sistemi di ricerca tradizionali ignorano del tutto. Il motore analizza anche questi materiali, ne estrae il testo dove presente e li descrive, rendendoli reperibili insieme al resto della documentazione.
Il controllo resta all’ufficio
Nessuna pubblicazione avviene in automatico. Il sistema propone, l'operatore verifica, e ogni intervento resta tracciato con utente e data. Le regole di classificazione sono definite dall'Ente e possono essere modificate nel tempo senza rifare il lavoro già svolto.
Cosa serve per attivarlo
Una macchina dedicata dimensionata sui volumi dell'Ente, l'installazione a cura nostra, la definizione delle regole di classificazione insieme agli uffici e una sessione di formazione. Da lì il sistema è autonomo e non dipende da connessioni verso l'esterno.