Molti progetti di digitalizzazione producono migliaia di file corretti e inutilizzabili, perché nessuno ha definito come cercarli. Le scansioni sono perfette, i nomi dei file sono progressivi, e ritrovare una pratica del 1987 richiede lo stesso tempo che serviva prima, con in più il fatto che ora nessuno sa in quale cartella guardare.
Metadati prima della scansione
Prima di digitalizzare va deciso quali informazioni descriveranno ogni documento: tipologia, data, soggetto, provenienza, collocazione originale, diritti di consultazione. Aggiungere i metadati dopo costa molto più che raccoglierli durante, perché richiede di riaprire ogni file. Il set di metadati va concordato con chi conosce il fondo, non ricalcato da uno standard generico, altrimenti descrive male proprio le serie documentali più consultate.
Formati e durata
I formati vanno scelti pensando alla leggibilità futura, non alla comodità immediata. Un file aperto oggi da un solo programma è un problema rinviato di qualche anno. Per le immagini conviene conservare un master di qualità elevata e generare da quello le copie di consultazione, più leggere; per i documenti testuali, formati aperti e riconoscimento del testo che renda il contenuto ricercabile.
Ordinamento e struttura
Un archivio digitale riproduce una struttura: fondi, serie, fascicoli, unità documentarie. Perdere questa gerarchia significa trasformare un archivio in un deposito di file. Mantenere il legame tra il documento digitale e la sua collocazione fisica permette anche di continuare a usare l'originale quando serve, e di verificare che la digitalizzazione sia completa.
Consultazione e accessi
Un archivio ha valore quando è consultabile: ricerca per più criteri combinati, anteprime, navigazione tra i livelli, livelli di accesso differenziati tra pubblico e personale interno. Alcune serie contengono dati personali o giudiziari e non possono essere esposte liberamente: la stessa piattaforma deve poter pubblicare una parte del fondo e riservarne un'altra, con registrazione delle consultazioni.
Come procediamo
Partiamo da una ricognizione del materiale e da un piano di descrizione condiviso con l'archivista, poi organizziamo la digitalizzazione per lotti, con controlli di qualità su campione. Il risultato non è un insieme di file, ma un archivio consultabile con una struttura che regge nel tempo.