Durante un evento non c'è tempo per cercare numeri di telefono o capire chi è reperibile. Il lavoro utile si fa nei mesi precedenti.
Rubrica operativa aggiornata
Funzioni di supporto, responsabili, sostituti, volontari e disponibilità vanno mantenuti aggiornati tutto l'anno, non ricostruiti all'attivazione.
Tracciare le comunicazioni
Ogni decisione e ogni comunicazione registrata con orario costituisce la base della relazione finale e della rendicontazione dei costi sostenuti.
Le esercitazioni
Un piano mai provato contiene sempre errori: recapiti non più validi, aree di attesa diventate cantieri, procedure che sulla carta funzionano e in campo no. Un'esercitazione annuale, anche limitata, è il modo meno costoso per trovarli prima che servano davvero.
Dopo l’evento
L'archivio dell'evento serve per le richieste di rimborso, per la revisione del piano e per rispondere alle richieste degli organi superiori. Chi non lo costruisce durante lo ricostruisce a memoria, con il risultato che alcune spese sostenute non vengono riconosciute per mancanza di documentazione.