Documenti & Intelligenza Artificiale

Oblivion Office

Anonimizzazione, catalogazione e ricerca intelligente dei documenti, in locale e sotto il controllo dell'Ente.

Un atto pubblicato contiene spesso dati che non devono restare visibili, e un archivio senza ordine rende difficile ritrovarlo. Oblivion Office oscura ciò che la normativa non consente di diffondere, cataloga i documenti secondo le regole dell'Ente e ne permette la ricerca per contenuto, con i modelli di intelligenza artificiale che lavorano sui sistemi dell'Ente.

Oblivion Office

Oscuramento dei dati non pubblicabili

I documenti vengono trattati per rendere illeggibili gli elementi che non vanno pubblicati. L'oscuramento è definitivo sul file pubblicato.

  • Nomi
  • Indirizzi
  • Dati sanitari
  • Dati giudiziari

Catalogazione e archiviazione secondo le regole dell'Ente

Oltre all'anonimizzazione, Oblivion Office classifica e archivia i documenti in base alle regole definite dal cliente: tipologia di atto, ufficio, procedimento, anno, riferimenti normativi, criteri di conservazione. Le regole sono impostate una volta e applicate a tutto ciò che entra nel sistema, così l'archivio si costruisce mentre si lavora e non a posteriori.

Lettura automatica di documenti e immagini

L'intelligenza artificiale esamina l'intero patrimonio documentale, non solo i file nuovi: riconosce il testo anche nei documenti acquisiti da scanner, legge le immagini e le fotografie allegate e ne estrae i contenuti utili alla classificazione. Al termine dello screening ogni documento risulta indicizzato, con i riferimenti personali individuati e pronti per l'oscuramento.

Ricerca per contesto

La ricerca non si limita alla corrispondenza delle parole: l'operatore descrive ciò che sta cercando e il sistema restituisce i documenti pertinenti in base al contenuto e al contesto, anche quando i termini usati nell'atto sono diversi. È il modo più rapido per recuperare un precedente, ricostruire un fascicolo o rispondere a un'istanza di accesso.

Procedura e responsabilità

Concordiamo con l'Ente i criteri per tipologia di atto, così che gli uffici applichino sempre lo stesso trattamento. Ogni intervento resta tracciato, con l'indicazione di chi ha operato e su quali parti, e il documento originale è conservato integro nell'archivio interno.

Modalità di erogazione

Il servizio può essere svolto sui documenti che l'Ente invia di volta in volta, oppure integrato nel flusso di pubblicazione in modo che il controllo avvenga prima che l'atto compaia sull'albo o in Amministrazione trasparente.