Gestione Consigli Comunali e Commissioni

La segreteria costruisce la convocazione con l'ordine del giorno, allega le proposte di deliberazione e la documentazione istruttoria e la trasmette ai consiglieri, che consultano il fascicolo dalla propria area riservata anche da tablet. Le integrazioni successive restano tracciate con data e ora.

Durante la seduta si registrano presenze, entrate e uscite, interventi ed esiti delle votazioni per ciascun punto. Al termine, gli elementi raccolti alimentano il verbale e i prospetti di voto, riducendo la ricostruzione manuale a posteriori.

I materiali della seduta vengono pubblicati in una sezione consultabile per data, organo e argomento, collegata all'albo e ad Amministrazione trasparente dove gli obblighi lo richiedono.

• Convocazioni
• Atti approvati
• Verbali
• Registrazioni video, dove presenti

Ogni consigliere dispone di un'area riservata con le sedute in calendario, i fascicoli completi, le proposte in discussione e lo storico delle votazioni. La consultazione da tablet sostituisce la stampa dei fascicoli, che per un Consiglio di medie dimensioni significa alcune migliaia di pagine all'anno, e garantisce che tutti lavorino sull'ultima versione dei documenti.

Lo stesso strumento gestisce le Commissioni consiliari, la Conferenza dei capigruppo e gli altri organi previsti dallo statuto, ciascuno con la propria composizione, i propri quorum e le proprie regole di pubblicità delle sedute. Le presenze rilevate alimentano i prospetti utili alla liquidazione dei gettoni.

Dove l'Ente trasmette le sedute, i punti all'ordine del giorno possono essere associati ai momenti della registrazione, così chi consulta l'archivio raggiunge direttamente la discussione che gli interessa invece di scorrere ore di video. Atti, verbale e registrazione restano collegati alla stessa seduta.